POLÍTICA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Política de Tratamiento de Datos Personales 

Documento Digital S.A.S con NIT 900.110.118-7., como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ha adoptado su Política de Tratamiento de  Datos Personales, expresada en los siguientes términos: 

1. Marco Jurídico

Todas las decisiones y actuaciones de Documento Digital S.A.S. relacionadas con  el tratamiento de bases de datos están ajustadas a los Artículos 15 y 20 de la  Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República  de Colombia. 

2. Glosario

∙ Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 

∙ Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable,  dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se  le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información  que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del  Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 

∙ Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de  tratamiento. 

∙ Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o  varias personas naturales determinadas o determinables. 

∙ Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede  generar su discriminación. 

∙ Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí  misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta  del responsable del tratamiento. 

∙ Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por  sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de  los datos. 

∙ Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. ∙ Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos  personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o  supresión.

3. Responsable del Tratamiento de Datos

DOCUMENTO DIGITAL S.A.S 

NIT: 900.110.118-7 

Dirección: Calle 51 # 73-76 0f. 402 

Domicilio: Medellín, Colombia 

Teléfono: 2608439 

Correo electrónico: info@documentodigital.co 

4. Recolección y almacenamiento de datos

Documento Digital S.A.S. En ejercicio de su objeto social, realiza el Tratamiento de  datos personales de: empleados, clientes, contratistas y subcontratista, empleados  de sus contratistas y subcontratistas, proveedores y cualquiera de ellos sean activos  o inactivos, recolecta y almacena los datos personales necesarios para el desarrollo  de sus actividades comerciales, la prestación de sus servicios, la administración de  su negocio, la realización de transacciones bancarias y el cumplimiento de las  obligaciones impuestas por el Estado. El tratamiento de los datos personales,  incluye la transmisión o transferencia de cierta información personal a sus  sucursales nacionales, a sus socios; en el marco de acuerdos de colaboración  empresarial, a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las  mismas, a clientes, durante y con ocasión de la ejecución de los contratos suscritos  con ellos, o soportar procesos de auditoría interna o externa. Documento Digital  Ltda. no recolecta ni almacena datos personales sensibles. Documento Digital  Ltda. no cede ni comercializa ninguna información almacenada en sus bases de  datos. 

5. Tratamiento de Datos Personales de Clientes

El Tratamiento de datos personales de Clientes, tiene el propósito de que Documento Digital S.A.S pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación,  reportes de pagos o interacciones que por ley, por contratos o por políticas internas  tiene la obligación de realizar, sistema de calidad, atención de consultas, peticiones,  solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus  legitimarios. 

5. Confidencialidad.

Documento Digital S.A.S y todas las personas que intervengan en el tratamiento de  datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener  la reserva de tales datos, obligación que subsiste aún finalizada la relación  contractual.

7. Uso de la información

Documento Digital S.A.S, utiliza sus bases de datos con la siguiente finalidad: ∙ Participación en distintos tipos de encuestas mediante registros o formularios  online.  

∙ Llenado de solicitudes de suscripción, pedidos de software y servicios online,  o bien para facilitar la solicitud de información puntual que nos sea requerida.  ∙ Informarle de noticias importantes concernientes a Documento Digital  Ltda.  

∙ Informarle sobre nuestros nuevos productos o servicios, actualizaciones de  productos, cuestiones de soporte técnico, eventos y ofertas especiales.  ∙ Promocionar productos y servicios en nuestra página web y las páginas web  de nuestros socios comerciales o partners.  

∙ Prevenir y detectar el fraude u otras actividades ilegales o prohibidas.  ∙ Para formar parte del proceso de mantenimiento y modernización de  nuestros productos. 

∙ Para formar parte de medios automatizados como protocolos de  comunicación. 

Documento Digital S.A.S. está obligada a suministrar la información de sus  bases de datos a las entidades judiciales o administrativas del Estado  colombiano que la soliciten en desarrollo de sus funciones legales. 

8. AUTORIZACIÓN

Documento Digital S.A.S. debe solicitar autorización previa, expresa e informada  a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el  tratamiento.  

1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales.  
2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar  que Documento Digital Ltda realice el Tratamiento de sus Datos  Personales. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a  través de diferentes mecanismos puestos a disposición por Documento  Digital Ltda, tales como:  

∙ Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización ∙ De forma oral, por ejemplo, en una conversación telefónica o en  videoconferencia. 

∙ Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó  su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales  se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento  de sus Datos Personales. 

IMPORTANTE:  

En ningún caso Documento Digital Ltda asimilará el silencio del Titular a una  conducta inequívoca. 

Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por Documento Digital S.A.S. es  necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con  posterioridad. 

Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento  al Titular, debe informársele claramente: 

∙ Los Datos Personales que serán recolectados. 

∙ La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado  del Tratamiento. 

∙ Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es  decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación  de los Datos Personales. 

9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por  parte de Documento Digital S.A.S., tienen los siguientes derechos, los cuales  pueden ejercer en cualquier momento:  

1. Conocer los Datos Personales sobre los cuales Documento Digital S.A.S. está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos,  incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento  esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a Documento Digital S.A.S. para el Tratamiento de sus Datos Personales.
3. Ser informado por Documento Digital S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales. 5. Solicitar a Documento Digital Ltda la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos,  mediante la presentación de un reclamo.

6. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o  Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y  Documento Digital Ltda, en virtud de la cual fueron recolectados sus  datos. 

SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

Documento Digital S.A.S., en estricta aplicación del Principio de Seguridad en el  Tratamiento de Datos Personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas  y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros  evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o  fraudulento. La obligación y responsabilidad de Documento Digital S.A.S. se  limita a disponer de los medios adecuados para este fin. Documento Digital S.A.S. no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por  cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por  parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos  Personales objeto de Tratamiento por parte de Documento Digital S.A.S. y sus  Encargados.  

11. VIGENCIA

Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 01 de  enero de 2018. 

Aprobación 

Wilmar de Jesús Barrera Ruiz 

Representante Legal

Documento Digital S.A.S.. 900.110.118-7  

Calle 51 # 73-76 Of. 402, Línea Directa de Servicio (301) 429-9530 or (604) 595-0111 wilmar.barrera@documentodigital.co 

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