SOFTWARE DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Con DocTracker la información de la empresa va estar debidamente organizada en sus respectivas dependencias y por grupos documentales lo que le va permitir tener siempre el control de tipo documental existente y nuevo que tiene la compañía.

DocTracker permite el acceso a los diferentes tipos documentales a los usuarios de acuerdo nivel de acceso o permisos asignados por el administrador, por lo tanto todos los usuarios no podrán ver la gran biblioteca de imágenes si no está autorizado.

Con DocTracker usted puede indicar en qué lugar se encuentra la información física en un módulo llamado Ubicación física que usted configura al crear la subserie documental, indicando el lugar, modulo, estante, caja y carpeta donde finalmente se encuentra la información física que usted ve en pantalla.

Además se tiene la posibilidad de asignarle el tiempo o periodo de conservación a cada subserie documental, es decir, por norma la información contable si se digitaliza se conserva 10 años y al pasar este periodo se decide qué hacer con esta información física, DocTracker le ayuda a recordar con un mensaje que Subserie documental ya ha cumplido el periodo de retención indicado. Esta es la manera en que toda la documentación de la compañía se puede organizar por cada dependencia. Ahora, una vez se tenga la imagen en pantalla de la información consultada, el usuario puede si desea descargar el archivo en su totalidad o las paginas deseadas, como también si desea se puede enviar todo o parte del archivo por correo electrónico desde el módulo de envío de archivo por correo electrónico y así atender las consultas sin dar muchos clics.

DocTracker posee un log que da la información de todos los procesos realizados por los usuarios. DocTracker permite la indexación de archivos tipo pdf y pdf/a tal sin alterar este estándar que es sugerido por ISO en el estándar 19005-1 para documentos electrónicos de larga conservación.